Gestión de comunidades de vecinos: el papel del administrador de fincas y del resto de responsables

La gestión de comunidades de vecinos, como bien sabéis, es una tarea conjunta, constante y que puede ser compleja por momentos. Muchos/as usuarios/as nos preguntáis a través del formulario de la web y las redes sociales si es realmente necesaria la contratación de la figura de un administrador de fincas. Vemos que la duda tiene su origen en la convivencia de dos figuras principales: el/la presidente/a de la comunidad, y el propio administrador/a de fincas.

Pregunta que nos repetís casi en el 100% de casos: Entre las obligaciones del presidente de la comunidad, ¿no está la de ejercer de administrador 🤔? Comprensible la duda. Vamos a responderla y a aclarar el asunto

La gestión de comunidades de vecinos, en manos de todos/as

Los órganos de gobierno que pueden actuar en la gestión de las comunidades de vecinos, aunque no todos son obligatorios, serían:

  • Presidente/a de la comunidad
  • Vicepresidente/a de la comunidad (cargo opcional)
  • Secretario/a de la comunidad (cargo opcional)
  • Administrador/a de la finca (cargo opcional)
  • Junta de propietarios

Efectivamente, un presidente de la comunidad, durante el año de mandato que le corresponde, ha de asumir un rol muy parecido al de un administrador de fincas. Pero por lo general, y dependiendo de los conocimientos y facultades del presidente, lo más normal y aconsejable para la gestión de comunidades de vecinos es tener ambas figuras en el día a día de la administración de la finca.

El motivo principal es el exhaustivo control de los ingresos y gastos que se debe llegar a lo largo de todo el ejercicio administrativo de la comunidad. Se requieren, por tanto, vastos conocimientos en el entendimiento de cuentas financieras, operaciones económicas y gestión de contratos con proveedores. No es, por tanto, algo exigible al cargo de presidente de la comunidad.

Pero si nos referimos a las obligaciones que sí se exigen al presidente/a en la gestión de comunidades de vecinos, se resumiría en lo siguiente. Debe controlar:

  • Las peticiones, problemas o conflictos que surjan entre los vecinos con las zonas comunes de la comunidad.
  • Convocar juntas de vecinos.
  • Asegurarse de que las obligaciones contractuales con proveedores, servicios, mantenimiento, etc, se cumplen.
  • Representar a la comunidad en esas contrataciones de servicios.
  • Supervisar el cumplimiento de los acuerdos alcanzados por los propietarios/as en junta.
  • Clausurar con su firma (unida a la del secretario/a o administrador/a de la comunidad) las actas de las juntas.

Pero el dilema se presenta cuando la persona encargada de tales desempeños no está capacitada para ciertos de ellos. Entonces la gestión de comunidades de vecinos se torna más complicada. Se precisa, por tanto, la supervisión de un profesional: el administrador de fincas.

Por su parte, el vicepresidente/a, si lo hubiese, no tiene ninguna responsabilidad adherida por defecto. Su principal cometido es sustituir al presidente/a en sus funciones si se diese el caso. En tal situación, asumiría todas las obligaciones del cargo. Hasta entonces, su rol es inactivo, a no ser que en Junta de propietarios se le asigné alguna responsabilidad nueva que entonces sí estará obligado/a a realizar.

El papel del administrador/a de fincas

Ya decimos que, en la gestión de comunidades de vecinos, el rol de un administrador de fincas lo puede asumir, el presidente/a en funciones, un propietario/a voluntario capacitado para ello, o un/a especialista colegiado/a como administrador/a. Por tanto, no es obligatoria su contratación en la gestión, pero sí muy recomendable.

Sus principales obligaciones serían relativas al control financiero (gastos, cobros) de la comunidad, a la comunicación puntual con los propietarios/as y al orden y comportamiento general de todos/as en cuanto a las relaciones personales y el uso de las instalaciones.

Más allá de todas estas responsabilidades en la gestión de comunidades de vecinos, la junta de propietarios/as tendrá siempre la potestad de añadirle nuevas funciones o limitarle en las actuales.

Áreas en las que debe actuar en la gestión de comunidades de vecinos

Hay que decir que la contratación de esta figura administrativa es negociable en cuanto a las funciones que desempeñará. La gestión de comunidades de vecinos no es una labor de blanco o negro. Se puede contratar a un administrador de fincas para se encargue de determinados puntos únicamente.

Estas serían algunas (no todas) de las materias clasificadas según su naturaleza:

Aspectos económicos

  • Supervisión y reclamación de cobros de forma amistosa derivados de servicios, derramas, etc.
  • Supervisión, cobro y archivo de recibos ordinarios y extraordinarios de propietarios y vecinos.
  • Control de los gastos y envío de presupuesto anual a [email protected] los usuarios de la comunidad.
  • Supervisión de los fondos de la comunidad para dejarlos en disposición de aquellas personas de la comunidad que figuren como autorizadas para su gestión.

Aspectos burocráticos

  • Redacción y envío de convocatorias para la celebración de juntas ordinarias o extraordinarias.
  • Redacción y envío (según acuerdo previo con el administrador) de aquellos documentos, circulares, informes trimestrales, semestrales, etc, que se hayan acordado.
  • Presencia y ayuda en todas las juntas ordinarias y extraordinarias.
  • Redacción y entrega de todos los tipos de contratos, civiles o mercantiles, que sean necesarios para el correcto funcionamiento de la comunidad.

Aspectos de mantenimiento

  • Supervisión y mantenimiento de ficheros de datos, teniendo que poner al día todos los cambios respectivos a los vecinos y sus propiedades.
  • Supervisión y mantenimiento del libro de actas, que deberá ser archivado por 5 años para el posible uso de las convocatorias, documentos, comunicaciones, etc en futuras reuniones.
  • Contratación de nuevos servicios o sustitución de los antiguos, previa autorización de la Comunidad de Propietarios.
  • Respuesta a cualquier llamada que implique una situación imprevista que requiera de una supervisión profesional o arreglo.
  • Valoración de los inmuebles de la comunidad para la contratación de los seguros pertinentes.

Como hemos comentado anteriormente, las responsabilidades del administrador de fincas en la gestión de comunidades de vecinos pueden abarcar un mayor espectro en función de las necesidades que exija la finca. 

Presidente/a de la comunidad, administrador/a de fincas, vecinos/as… Todos/as forman parte implícita en la gestión de la comunidad. No lo olvidemos. Aunando esfuerzos, vecinos/as y propietarios/as se ahorrarán preocupaciones y muchas complicaciones.

Situaciones desagradables en la gestión comunitaria

Se dan más veces de las que pensamos en la convivencia en una comunidad contextos hostiles entre propietarios/as, vecinos/as u otros actores activos como proveedores, donde se requiere un profundo conocimiento de la ley de Propiedad Horizontal para poder solventarlos. No cualquier perfil está capacitado para encarar el problema. Y en aras de agilizar estos procesos lo máximo posible, un administrador de fincas es la mejor solución.

Porque la mediación comunitaria es la principal medida a la que debemos acudir cuando se dan situaciones inhóspitas en la finca. Y ahí, el administrador/a de fincas, junto al presidente/a, son las personas que deben interceder en estos casos. Si estas personas no ayudan en la resolución del conflicto, se puede solicitar los servicios de mediación en administraciones locales como el ayuntamiento o la policía.

Algunos ejemplos de situaciones delicadas entre vecinos o con la propia administración de la comunidad:

  • Animales sin bozal
  • Deterioros elementos comunes (barandillas, fachadas, goteras…)
  • Vecino/a que no cumple las normas comunitarias
  • Contaminación acústica
  • Denuncias al administrador/a de la finca

Conclusiones

La gestión de comunidades de vecinos tiene unos protagonistas muy claros y que son del todo conocidos por los vecinos/as y propietarios/as. Aunque muchas pequeñas fincas no cuentan con la figura externa (o interna) del administrador/a, desde Abogados Propiedad Horizontal recomendamos que se contraten los servicios de esta figura, en aras de aliviar las tareas y responsabilidades del presidente/a de la comunidad, y de acometer con precisión las diversas y cruciales tareas administrativas que le incumben.

Como no, se debe supervisar con detalle el desempeño de esta figura, ya que, desgraciadamente, no todos los profesionales ejercen su labor diligente y honestamente. La inmensa mayoría sí, por eso siempre aconsejaremos contratar sus servicios para una mejor gestión del día a día de las comunidades.

Nuestro despacho ya ejerce como administrador de fincas de cerca de 100 comunidades en Barcelona y Cataluña. Estamos a vuestra disposición.

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