En cada junta ordinaria de propietarios (ordinaria y extraordinaria), se debe rellenar el libro de actas de la comunidad de vecinos con todos los puntos tratados y debatidos en la reunión. Bien conocido por todos/as, las actas dan fe de los acuerdos y se convierten en documentos de gran valía en toda administración y gestión de una finca, ya que ninguna acción tendrá validez si sólo se ha adoptado de palabra y sin constar en la correspondiente acta.
Vamos a conocer mejor en qué consiste este libro de actas y quiénes participan en su elaboración y con qué responsabilidades.
Cómo rellenar el libro de actas de la comunidad de vecinos
Como acabamos de decir, ningún acuerdo se considerará efectivo si no figura el acta de la reunión. Esto es así porque sin esa prueba fehaciente, sería imposible probar que ese acuerdo efectivamente ha tenido lugar. Es fácil de imaginar la controversia entre propietarios e inquilinos que se podría generar en el día a día de la comunidad.
No tiene mucho misterio el hecho de cómo rellenar el libro de actas de la reunión de la comunidad de vecinos. Se ha de incorporar todo lo comentado (asistentes, temas tratados, votaciones, acuerdos, opiniones) a la finalización de la junta, para puntual información de todos los propietarios, que recibirán una comunicación posteriormente con todo el contenido exacto que recoge el acta.
Diligenciar las convocatorias
El libro de actas es una figura arcaica y ya no se utiliza realmente. Antaño se apuntaba todo en pluma o bolígrafo, pero ahora, lo que se hace es diligenciar las propias convocatorias y actas de las juntas de propietarios mediante un sellado de estos documentos.
La diligencia es para que tenga eficacia frente a terceros. Es decir, que esté registrado en el Registro de la Propiedad los acuerdos que se vayan tomando.
Ley de Propiedad Horizontal
Concretamente el artículo 19.1 de la ley de Propiedad Horizontal, señala que “los acuerdos de la Junta de propietarios se reflejarán en un libro de actas diligenciado por el Registrador de la Propiedad en la forma que reglamentariamente se disponga”. Respecto al Registrador de la Propiedad, no es tal, y hoy en día, el encargado de esta labor es el propietario único o el promotor de la finca.
Los acuerdos adoptados sin los requisitos legales podrían ser impugnados por ser contrarios a la Ley – cfr. arts. 18.a) y art. 19 de la LPH, salvo que se tratase de defectos subsanables.
En este último supuesto dispone el art. 19.3 in fine que: “Serán subsanables los defectos o errores del acta siempre que la misma exprese inequívocamente la fecha y lugar de celebración, los propietarios asistentes, presentes o representados, y los acuerdos adoptados, con indicación de los votos a favor y en contra, así como las cuotas de participación que respectivamente suponga y se encuentre firmada por el presidente y el secretario.
Dicha subsanación deberá efectuarse antes de la siguiente reunión de la Junta de propietarios, que deberá ratificar la subsanación.”
Cómo rellenar el libro de actas de la comunidad de vecinos: Requisitos
Los requisitos que debe llevar el acta (y por requisitos nos referimos al contenido principal) se centra en preguntas como cuándo se ha realizado la Junta, a qué hora, dónde o quiénes han asistido. También, y muy importante, el orden del día, saber quiénes están al corriente de pago de la comunidad (morosidad) y, claro está, reflejar las manifestaciones de manera resumida y sucinta de cada parte enfrentada, además de computar los votos realizados.
Más esquemático, la información a recoger en el libro de actas de la comunidad de vecinos en una Junta sería:
a) Fecha y lugar de celebración de la reunión.
b) Autor de la convocatoria y, en su caso, propietarios que la hubiesen promovido.
c) Definir su carácter ordinario o extraordinario y especificar si su celebración se produce en 1ª o 2ª convocatoria.
d) Relación de todos los asistentes y sus respectivos cargos, así como de los propietarios representados, con indicación, en todo caso, de sus cuotas de participación.
e) Orden del día de la convocatoria.
f) Reflejar los acuerdos realizados, con indicación, en caso de que ello fuera relevante para la validez del acuerdo, de los nombres de los propietarios que hubieren votado a favor y en contra de los mismos, así como de las cuotas de participación que respectivamente representen.
Copia del acta
Como prueba de veracidad de todo lo acontecido en la junta de propietarios y que reflejará el libro de actas de la comunidad de vecinos, cada propietario recibe una copia de esa acta para su conservación y mantenimiento, en conformidad con el artículo 9 letra h) de la LPH. También, en su defecto, dice la ley que se podría colocar la comunicación del acta en el correspondiente tablón de anuncios de la comunidad, o en lugar visible de uso general habilitado al efecto, firmada por quien ejerza las funciones de secretario de la comunidad, con el visto bueno del presidente.
Al acabar la junta y tenida ya el acta, se abre un plazo de 10 días para que la firme el secretario administrador y el presidente. Tras ello, se notifica a los comuneros y a los ausentes de la junta de propietarios y se debe diligenciar, es decir, poner un sello que pone el Registrador de la Propiedad correspondiente.
Conclusiones
Como tal, el libro de actas es una figura que ya no se emplea en la gestión de las comunidades de propietarios y en las juntas como se hacía en el pasado. En la actualidad, lo que se hace es diligenciar las propias convocatorias y actas de las juntas de propietarios mediante un sellado de estos documentos. Pero se sigue utilizando el término como concepto de orden y registro de los acuerdos y asuntos relacionados con las comunidades de propietario.
Hemos explicado entonces cómo rellenar el libro de actas de la comunidad de vecinos (actas como documentos independientes y unitarios) con la información clave y necesaria. Decir que tales datos, así como las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos significativos que se extraigan de las juntas, se deberán conservar durante el plazo de 5 años.
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