C贸mo rellenar el libro de actas de la comunidad de vecinos

En cada junta ordinaria de propietarios (ordinaria y extraordinaria), se debe rellenar el libro de actas de la comunidad de vecinos con todos los puntos tratados y debatidos en la reuni贸n. Bien conocido por todos/as, las actas dan fe de los acuerdos y se convierten en documentos de gran val铆a en toda administraci贸n y gesti贸n de una finca, ya que ninguna acci贸n tendr谩 validez si s贸lo se ha adoptado de palabra y sin constar en la correspondiente acta.

Vamos a conocer mejor en qu茅 consiste este libro de actas y qui茅nes participan en su elaboraci贸n y con qu茅 responsabilidades.

C贸mo rellenar el libro de actas de la comunidad de vecinos

Como acabamos de decir, ning煤n acuerdo se considerar谩 efectivo si no figura el acta de la reuni贸n. Esto es as铆 porque sin esa prueba fehaciente, ser铆a imposible probar que ese acuerdo efectivamente ha tenido lugar. Es f谩cil de imaginar la controversia entre propietarios e inquilinos que se podr铆a generar en el d铆a a d铆a de la comunidad.

No tiene mucho misterio el hecho de c贸mo rellenar el libro de actas de la reuni贸n de la comunidad de vecinos. Se ha de incorporar todo lo comentado (asistentes, temas tratados, votaciones, acuerdos, opiniones) a la finalizaci贸n de la junta, para puntual informaci贸n de todos los propietarios, que recibir谩n una comunicaci贸n posteriormente con todo el contenido exacto que recoge el acta.

Diligenciar las convocatorias

El libro de actas es una figura arcaica y ya no se utiliza realmente. Anta帽o se apuntaba todo en pluma o bol铆grafo, pero ahora, lo que se hace es diligenciar las propias convocatorias y actas de las juntas de propietarios mediante un sellado de estos documentos.

La diligencia es para que tenga eficacia frente a terceros. Es decir, que est茅 registrado en el Registro de la Propiedad los acuerdos que se vayan tomando.

Ley de Propiedad Horizontal

Concretamente el art铆culo 19.1 de la ley de Propiedad Horizontal, se帽ala que 鈥los acuerdos de la Junta de propietarios se reflejar谩n en un libro de actas diligenciado por el Registrador de la Propiedad en la forma que reglamentariamente se disponga鈥. Respecto al Registrador de la Propiedad, no es tal, y hoy en d铆a, el encargado de esta labor es el propietario 煤nico o el promotor de la finca.

Los acuerdos adoptados sin los requisitos legales podr铆an ser impugnados por ser contrarios a la Ley 鈥 cfr. arts. 18.a) y art. 19 de la LPH, salvo que se tratase de defectos subsanables.

En este 煤ltimo supuesto dispone el art. 19.3 in fine que: 鈥Ser谩n subsanables los defectos o errores del acta siempre que la misma exprese inequ铆vocamente la fecha y lugar de celebraci贸n, los propietarios asistentes, presentes o representados, y los acuerdos adoptados, con indicaci贸n de los votos a favor y en contra, as铆 como las cuotas de participaci贸n que respectivamente suponga y se encuentre firmada por el presidente y el secretario.

Dicha subsanaci贸n deber谩 efectuarse antes de la siguiente reuni贸n de la Junta de propietarios, que deber谩 ratificar la subsanaci贸n.鈥

C贸mo rellenar el libro de actas de la comunidad de vecinos: Requisitos

Los requisitos que debe llevar el acta (y por requisitos nos referimos al contenido principal) se centra en preguntas como cu谩ndo se ha realizado la Junta, a qu茅 hora, d贸nde o qui茅nes han asistido. Tambi茅n, y muy importante, el orden del d铆a, saber qui茅nes est谩n al corriente de pago de la comunidad (morosidad) y, claro est谩, reflejar las manifestaciones de manera resumida y sucinta de cada parte enfrentada, adem谩s de computar los votos realizados.

M谩s esquem谩tico, la informaci贸n a recoger en el libro de actas de la comunidad de vecinos en una Junta ser铆a:

a) Fecha y lugar de celebraci贸n de la reuni贸n.

b) Autor de la convocatoria y, en su caso, propietarios que la hubiesen promovido.

c) Definir su car谩cter ordinario o extraordinario y especificar si su celebraci贸n se produce en 1陋 o 2陋 convocatoria.

d) Relaci贸n de todos los asistentes y sus respectivos cargos, as铆 como de los propietarios representados, con indicaci贸n, en todo caso, de sus cuotas de participaci贸n.

e) Orden del d铆a de la convocatoria.

f) Reflejar los acuerdos realizados, con indicaci贸n, en caso de que ello fuera relevante para la validez del acuerdo, de los nombres de los propietarios que hubieren votado a favor y en contra de los mismos, as铆 como de las cuotas de participaci贸n que respectivamente representen.

Copia del acta

Como prueba de veracidad de todo lo acontecido en la junta de propietarios y que reflejar谩 el libro de actas de la comunidad de vecinos, cada propietario recibe una copia de esa acta para su conservaci贸n y mantenimiento, en conformidad con el art铆culo 9 letra h) de la LPH. Tambi茅n, en su defecto, dice la ley que se podr铆a colocar la comunicaci贸n del acta en el correspondiente tabl贸n de anuncios de la comunidad, o en lugar visible de uso general habilitado al efecto, firmada por quien ejerza las funciones de secretario de la comunidad, con el visto bueno del presidente.

Al acabar la junta y tenida ya el acta, se abre un plazo de 10 d铆as para que la firme el secretario administrador y el presidente. Tras ello, se notifica a los comuneros y a los ausentes de la junta de propietarios y se debe diligenciar, es decir, poner un sello que pone el Registrador de la Propiedad correspondiente.

Conclusiones

Como tal, el libro de actas es una figura que ya no se emplea en la gesti贸n de las comunidades de propietarios y en las juntas como se hac铆a en el pasado. En la actualidad, lo que se hace es diligenciar las propias convocatorias y actas de las juntas de propietarios mediante un sellado de estos documentos. Pero se sigue utilizando el t茅rmino como concepto de orden y registro de los acuerdos y asuntos relacionados con las comunidades de propietario.

Hemos explicado entonces c贸mo rellenar el libro de actas de la comunidad de vecinos (actas como documentos independientes y unitarios) con la informaci贸n clave y necesaria. Decir que tales datos, as铆 como las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y dem谩s documentos significativos que se extraigan de las juntas, se deber谩n conservar durante el plazo de 5 a帽os.

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