En la administración de toda comunidad de vecinos cualquier gasto que se produzca se debe aprobar y validar por todos los propietarios. Llevar las cuentas al día diligentemente y con meridiana transparencia es un requisito indispensable para evitar conflictos en la finca. La mayoría de entidades se apoyan en una gestoría comunidades de vecinos, de donde sale la figura del administrador de fincas, quien es el encargado de presentar las cuentas en Junta de Propietarios.
La elección de una gestoría para una comunidad, como podéis imaginar, es una decisión muy significativa que puede marcar la diferencia en el buen funcionamiento de la misma.
Desde Abogados Propiedad Horizontal os vamos a mencionar cuáles son los aspectos más importantes en los que debéis fijaros si estáis en la situación de elegir nueva gestoría para la comunidad.
Gestoría comunidades de vecinos: Experiencia y especialización
Como en todo proveedor de servicios, antes de contratar a una empresa, hay que comprobar su experiencia en la materia. En nuestro caso, su relevancia en el sector de la gestión de comunidades. La gestoría debe demostrar un amplio conocimiento y recorrido en la administración y gestión de comunidades de propietarios, incluyendo la legislación vigente, la resolución de conflictos y la gestión de las cuentas, entre otras materias.
Que realmente sean especializados en Propiedad Horizontal (no siempre es así). Nuestra gestoría comunidades de vecinos debería contar en su plantilla con abogados especializados en Propiedad Horizontal que nos puedan asesorar a la finca en asuntos legales complejos (en cualquier asunto realmente, relacionado con la LPH).
Servicios ofrecidos por la gestoría
No dudamos que cualquier gestoría de administración de fincas que se precie dará servicio integral a las comunidades. Para que no nos queden dudas, este servicio integral del que hablamos ha de constar de:
- Gestión contable: La gestoría debe ofrecer servicios contables completos, como la elaboración de presupuestos, la gestión de cobros, la contabilidad y la presentación de impuestos.
- Gestión administrativa: Debe encargarse de la gestión de la documentación de la comunidad, la organización de juntas y la atención a los propietarios.
- Gestión de incidencias: La gestoría debe ser capaz de gestionar de forma eficiente las incidencias y averías que puedan surgir en la comunidad.
- Asesoramiento legal: Ni que decir tiene la gestoría comunidades de vecinos ha de ofrecer también asesoramiento legal en materia de Propiedad Horizontal, tanto para la comunidad como para los propietarios individualmente.
Evaluación de las propuestas de las gestorías comunidades
Para elegir la correcta gestoría comunidades de vecinos para nuestra finca, hay que ir punto por punto analizando las condiciones en los diferentes apartados que conforman la propuesta. Desde nuestra experiencia, serían:
Reputación y referencias
Si desde un principio se tienen dudas sobre qué gestoría comunidades de vecinos contratar, habría que recabar opiniones de aquellas gestorías entre las que se dude. Opiniones de otras comunidades que ya trabajen con ellas, si es posible.
No siempre será posible, lo sabemos. Acceder, entonces, a aquellas que encontremos vía online, también servirán, aunque no es lo mismo (las reseñas online, en muchos sitios, no son 100% fiables).
Siguiendo esa línea, no sólo quedarnos en esas opiniones, sino extendernos a toda la reputación de la marca en el mercado. Investigar la reputación de la gestoría en el sector a través de sus redes sociales, foros especializados o sitios webs de otras instituciones relacionadas. Saber el número de comunidades que gestiona la gestoría puede ser un indicador de su capacidad y experiencia.
Transparencia y comunicación
Aunque parezca obvio, una gestoría comunidades de vecinos ha de facilitar en todo momento una comunicación bidireccional fluida, constate y transparente. No siempre es así, por eso incidimos en recalcar que, aunque parezca obvio, hay que exigir siempre por parte de la comunidad informes periódicos, respuestas a incidencias, y transparencia en la contabilidad y gestión general de la finca, tanto en las respectivas juntas como en cualquier momento que se solicite.
Orientación al cliente
Buscar una gestoría orientada claramente a satisfacer las necesidades de los propietarios a través de un servicio personalizado y de calidad. Que destaque por su habilidad para mediar y resolver conflictos que puedan surgir entre los propietarios, que a buen seguro que surgirán a lo largo de los años. También con capacidad para organizar y planificar las tareas de manera eficiente, estableciendo prioridades y cumpliendo plazos.
Y no menos importante, con capacidad para anticiparse a los problemas y proponer soluciones eficaces.
Conocimientos técnicos
Ni que decir tiene que la gestoría comunidad de vecinos que elijamos ha de tener un profundo conocimiento de la Ley de Propiedad Horizontal y de las normativas locales, además de contar con conocimientos sólidos en contabilidad. Parte indispensable de sus labores se centrará en llevar un control riguroso de los ingresos y gastos anuales de la finca, lo que incluye elaborar presupuestos y realizar liquidaciones.
Del mismo modo, sus profesionales han de contar con conocimientos básicos sobre instalaciones comunes (fontanería, electricidad, etc.) para poder gestionar de manera eficiente las incidencias y contrataciones.
Tecnología
Hoy en día, una buena gestoría comunidades de vecinos ha de estar provista de herramientas tecnológicas para facilitar la gestión general de la finca. Hablamos de plataformas online para la consulta de documentación, aplicaciones móviles, el pago de cuotas o la gestión de incidencias. Todo, disponible a golpe de clic en nuestros teléfonos móviles.
Preguntar por la seguridad de los datos, por supuesto. Que la gestoría comunidades de vecinos su protección y confidencialidad bajo pena de sanciones administrativas y penales.
Aspectos económicos
Las tarifas según la gestoría comunidades de vecinos seguramente variarán. Hay que ver qué servicios integra para identificar cuál de ellas se adapte al presupuesto de la comunidad.
Seguro de responsabilidad civil (aspectos legales)
Respecto a la cobertura, optar siempre por una gestoría que disponga de un seguro de responsabilidad civil que cubra los posibles daños que pueda causar a la comunidad. Y, lógicamente, que esté al día con la legislación vigente en materia de Propiedad Horizontal.
Por último, hay que considerar otros aspectos no menos importantes como el asegurarnos 100% que la gestoría comunidades de vecinos que elijamos tiene la capacidad de recursos suficiente para gestionar una finca del tamaño de la nuestra. Y que tenga la disponibilidad esperada de un proveedor de servicios, accesible en todo momento, resolutivo ante las incidencias que puedan acaecer y proactivo en el contexto general de la relación profesional.
Al elegir una gestoría, será recomendable que la comunidad constituya una comisión formada por varios propietarios para analizar las diferentes propuestas y tomar una decisión consensuada.
Elaboración de una matriz de evaluación
Para facilitar la comparación entre las diferentes propuestas, Abogados Propiedad Horizontal os recomienda crear una matriz de evaluación. ¿Sabéis a lo que nos referimos 🤔? No es más que una exposición de datos en una fórmula donde podremos asignar una puntuación a cada propuesta en función de los criterios mencionados anteriormente.
Utilizaremos una hoja de cálculo o documento Excel para exponer la información. Ejemplo de matriz:
| Criterio | Gestoría A | Gestoría B | Gestoría C |
| Experiencia | 8/10 | 7/10 | 9/10 |
| Servicios ofrecidos | 9/10 | 8/10 | 8/10 |
| Transparencia | 7/10 | 9/10 | 8/10 |
| … | … | … | … |
Una vez completada la matriz, podrás identificar cuál de las propuestas se ajusta mejor a las necesidades y expectativas de tu comunidad.
Conclusiones
En todo proceso de búsqueda de gestoría comunidades de vecinos, no debemos tener prisa. El proceso puede ser moderadamente largo si no nos topamos con buenas opciones. Debemos comparar los servicios ofrecidos por cada gestoría y enfrentarlos a las verdaderas y específicas necesidades de nuestra comunidad y preguntarnos si cubren todos los aspectos que consideramos importantes.
Solicitar referencias de otras comunidades que hayan trabajado con la gestoría o gestorías que tenemos en mente, es una buena medida para calibrar de primera mano el rendimiento del servicio que dispensan. Y si podemos acudir presencialmente a visitar las oficinas para tener un cara a cara con el futuro administrador o administradora y su equipo, pues recomendable también 100%.
Otro aspecto por el que medir a las gestorías con las que hayamos hablado, sus valores y ética profesional. En la medida de lo posible, averiguar si la gestoría demuestra un compromiso real con el bienestar de las comunidades que administra, y si actúa con transparencia y honestidad. A la más mínima duda, descartar.
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